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Gérer la dématérialisation de l’information

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Avec la dématérialisation de l’économie et de la société, les documents et les échanges qui étaient traditionnellement sous format papier (rapports, lettre…) passent progressivement au format électronique (documents bureautiques, email, visioconférence…).

Or les documents électroniques ne fonctionnent pas comme le papier. 
Ils offrent d'une part des potentialité nouvelles en terme d'efficacité : rapidité des recherches, des échanges, travail collaboratif, mobilité... dont l'entreprise peut tirer parti  si elle sait les gérer (GED).

Mais ils sont également différents dans le mode d'administration : rangement, exploitation, sécurité, valeur juridique, archivage ... d'échange, de collaboration, de travail à distance... 

Comment passer d’une gestion papier à une gestion de documents électroniques ? Faut il dématérialiser ses documents papiers et pourquoi ? Comment assurer leur valeur juridique ? Comment les archiver ? Comment les signer ?

Une partie de plus en plus importante des documents de l’entreprise ne sont plus aujourd’hui sur format papier, rangés dans des classeurs et des étagères, mais sur des ordinateurs, des clés USB, des sites web, des CD... Certaines entreprises prennent les devants et dématérialisent leurs documents papiers.

La dématérialisation des documents s’applique souvent aux archives de l’entreprise, afin d’en assurer une meilleurs protection contre d’éventuels détériorations mais aussi pour gagner de la place. La dématérialisation peut aussi être appliquée « au fil de l’eau » à tous les documents papiers, courrier, fax… entrant dans l’entreprise.

Le passage du papier au support électronique offre en effet de nombreux avantages.

Le document électronique, dès lors qu’il est bien géré par l’entreprise (GED), est par nature facile à classer, à rechercher, il est consultable à distance , aisément partagé et modifié entre collaborateurs ou même avec des partenaires extérieurs à l’entreprise..

Mais ces nouveaux types de documents demandent aussi à l’entreprise d’intégrer de nouvelles règles de gestion en terme d’archivage, de signature, de valeur juridique, de respect des données personnelles