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La gestion des documents numériques

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Le document numérique ou électronique offre une plus grande souplesse d'utilisation que le document papier.

Alors que le papier est souvent rangé dans des armoires et difficile d'accès, le document électronique peut, lorsqu'il est bien géré, être aisement recherché, consulté, partagé, modifié et cela en temps réel et éventuellement en mobilité par tous les collaborateurs de l'entreprise, favorisant ainsi les échanges collaboratifs.

Lorsqu'on sait que 5 à 15% du CA d’une entreprise sont consacrés à la gestion et à la recherche de ses documents papiers, il paraît stratégique de passer du papier au document électronique et de dématérialiser progressivement ses documents papiers. Mais la dématérialisation des documents peut aussi avoir d'autres avantages, comme permettre de gagner de la place ou encore assurer la sécurité des documents contre les incendies, les inondations...

En pratique, tout document peut aujourd'hui être dématérialisé. Cependant, la législation peut demander la production de documents papier originaux pour certifier un acte, une action, une origine.

Il faut alors certifier que le document produit est bien l'original : on parle de valeur probante.

Comment en apporter la preuve ?

Différents systèmes existants ou à venir :

- le coffre fort électronique : http://www.e-coffrefort.fr ; http://www.cecurity.com
- la signature électronique
- le tiers de confiance : http://www.fntc.org
- l'alphacode : http://www.alphacode.eu/
- les clés USB codées

Pour mener à bien un projet de dématérialisation et d'exploitation des documents numériques, l'entreprise doit mettre en place une véritable gestion des documents électroniques (GED), dont l'objectif permettant à la fois de fédérer l'ensemble des documents utiles, mais aussi d'organiser leur accès pour optimiser le travail des collaborateurs.