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Le travail collaboratif

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Notre environnement personnel et professionnel dispose de nombreux outils de communication : tablettes pc, smartphones, pc portables, téléphones mobiles, etc... Le cloisonnement des services n'est plus de mise dans l'entreprise et les mots clés de la réussite sont : accessibilité, disponibilité, transversalité et mobilité.

Les TIC, au service de l'entreprise, permettent de développer et de repenser le travail collaboratif en mettant à disposition les outils nécessaires à un travail efficace sur site ou en situation de mobilité : agendas, documents, réunions à distance, etc...

Accéder en quelques clics à l'information utile de l'entreprise, pouvoir déposer des documents importants sur un espace virtuel pour qu'un collaborateur puisse les récupérer, les envoyer, travailler avec, consulter sa base de données à distance, etc... est un véritable atout pour une entreprise.

Il existe de nombreux outils disponibles sur le marché. Comme tout projet TIC, il faut d'abord bien définir ses besoins et les moyens disponibles pour le mettre en oeuvre, une phase à ne pas négliger.
Dans la réflexion amont, il faut penser partie organisationnelle et partie fonctionnelle afin de faire des choix judicieux.

Parmi les outils qui facilitent la transmission et la circulation de l'information afin de favoriser le travail collaboratif, les outils tels que l'email, le chat, la visio-conférence, etc... sont aujourd'hui assez bien intégrés dans l'entreprise et simple à utiliser.
 
Outils déjà moins répandus mais néanmoins importants pour un véritable travail collaboratif, les outils de travail partagé. On trouve dans cette catégorie, les outils tels que les outils de bureautique (Word, Excel ou autres ayant des fonctions d'annotations), mais également le partage d'applications (plusieurs personnes travaillent sur le même plan ou le même document), l'édition partagée, les forums et outils similaires.

Partager son travail pour collaborer à un instant T est important, mais il est également intéressant de se pencher sur la notion de partage des connaissances (ou knowledge management) afin d'éviter de refaire plusieurs fois un travail déjà réalisé... ce qui arrive encore trop fréquemment.
Pour cela, il faut favoriser l'accès et l'organisation de l'information en utilisant les bibliothèques électroniques avec indexation des documents et utilisation de moteurs de recherche, les outils peer to peer, les portails, la cartographie des compétences, les annuaires électroniques, les Wiki, etc...

Dans les outils plutôt utilisés par les grands comptes, on trouve également le workflow très utile pour les chefs de projet, les travaux d'équipes et/ou la validation en cascade de documents. Les workflows permettent de contrôler et d'accélérer les intéractions entre contributeurs. On trouve : les outils de synchronisation, les outils de gestion de tâches, les agendas partagés, etc...

Certains de ces outils sont disponibles en ligne (comme les Google Apps) ce qui a pour avantage de ne pas avoir à les installer sur le serveur de l'entreprise et de pouvoir consulter les documents ou travailler en mode collaboratif où que l'on soit à partir du moment où l'on peut se connecter à Internet.

Bien sûr, même si un paramétrage permet de préserver la confidentialité et de sécuriser l'accès, il est préférable de conserver les données sensibles de l'entreprise (comptabilité, éléments stratégiques, etc...) en interne et de penser à faire des sauvegardes efficaces.

Pour aller plus loin quelques articles :
Les outils collaboratifs : clés de l'innovation pour les entreprises